Sie müssen kein Jurist sein, um einen Anbieter zu prüfen. Fünf Fragen reichen, um die meisten Probleme vor dem Vertrag zu finden.
1. Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Antwort muss ein Land sein, nicht „in der Cloud“. Für Betriebe in Deutschland ist die EU die sichere Antwort. Wenn ein Anbieter Modelle in den USA nutzt, muss er erklären, auf welcher Grundlage die Übermittlung erlaubt ist.
2. Werden unsere Daten zum Training verwendet?
Die einzige akzeptable Antwort ist Nein, schriftlich. Viele Anbieter schließen Training in Geschäftskonten aus, in Privatkonten nicht. Fragen Sie nach dem Vertragsdokument, in dem das steht.
3. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Sobald ein Anbieter personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Ein seriöser Anbieter hat ihn vorbereitet. Wer fragt, was das ist, scheidet aus.
4. Wer hat Zugriff auf die Ergebnisse?
Ein Assistent, der Verträge liest, darf nicht jedem im Haus jeden Vertrag zeigen. Fragen Sie, ob Ihre bestehenden Zugriffsrechte übernommen werden.
5. Können wir nachvollziehen, was das System getan hat?
Jede automatische Entscheidung sollte protokolliert sein: welches Dokument, welche Felder, welche Regel, welches Ergebnis. Ohne Protokoll können Sie im Zweifel nichts belegen, weder gegenüber Ihrem Steuerberater noch gegenüber einem Prüfer.
Wie wir diese fünf Fragen für unsere eigenen Projekte beantworten, steht auf der Seite Assistenten und Wissen. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.