Der Kurzcheck für einen Vorgang kostet 490 Euro, der Check für bis zu drei Vorgänge 1.490 Euro. Eine Automatisierung beginnt bei 2.900 Euro, den festen Preis nennen wir nach dem Check. Der Betrieb kostet ab 290 Euro im Monat und ist monatlich kündbar. Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer, nachzulesen auf der Seite Leistungen. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Betriebe, Selbstständige und Freiberufler.

Gibt es Förderung dafür?

Je nach Land: In Bayern übernimmt der Digitalbonus bis zur Hälfte, höchstens 7.500 Euro, bei besonderem Innovationsgehalt mehr. In Österreich ist das Budget von KMU.DIGITAL ausgeschöpft, derzeit gibt es dort keine Bundesförderung. In Nordrhein-Westfalen wird seit 2026 nur noch die Entwicklung digitaler Produkte gefördert, nicht mehr interne Digitalisierung. In der Schweiz gibt es keine breite Förderung. Überall gilt: erst der Antrag, dann der Auftrag, sonst ist der Zuschuss weg. Den geprüften Stand und einen Rechner finden Sie auf der Seite Förderung.

Wie lange dauert das?

Das Ergebnis des Checks liegt nach zwei Wochen bei Ihnen. Danach läuft der erste Ablauf vier Wochen zur Probe neben dem bisherigen Weg, nach rund sechs Wochen ab dem Check ist er im Alltag. Das gilt für einen einfachen Ablauf. Wer mehrere Vorgänge oder mehrere Programme verbindet, rechnet mit vier bis zwölf Wochen Umsetzung.

Was passiert mit unseren Daten?

Sie bleiben bei Ihnen und in Europa. Sie werden nicht weitergegeben und nicht zum Training fremder Systeme verwendet. Das ist vertraglich geregelt, und wir zeigen Ihnen, wo genau.

Funktioniert das mit DATEV?

Ja. Belege und Buchungen gelangen zu DATEV oder direkt zu Ihrem Steuerberater, so wie er es benötigt. Ebenso zu Lexware, sevdesk und Ihrer Handwerkersoftware.

Brauchen wir eigene IT?

Nein. Sie benötigen auch kein neues Programm. Wir arbeiten mit dem, was Sie haben, und stimmen uns bei Bedarf direkt mit Ihrem IT-Dienstleister ab.

Was, wenn es sich nicht lohnt?

Dann sagen wir es Ihnen. Das kommt regelmäßig vor. Sie haben dann in zwei Wochen Klarheit gewonnen und gehen keine weitere Verpflichtung ein.

Wir automatisieren, was sich lohnt. Den Rest lassen wir.

Büroarbeit, die von allein läuft. Sie prüfen und geben frei.

Anfragen, Termine, Rechnungen, Dokumente: Wir richten es so ein, dass diese Arbeit im Büro automatisch erledigt wird und bei Ihnen nur noch die Freigabe liegt. Vom Einzelunternehmen bis zum Betrieb mit 250 Mitarbeitenden.

Erstgespräch vereinbaren Selbst ausprobieren

Blick über die Schulter auf einen Schreibtisch: Hände an einem Laptop, auf dem eine Rechnung geöffnet ist, daneben Unterlagen und Pflanzen

Preis steht vor dem Start fest.Keine Abrechnung nach Aufwand, keine Nachträge, solange der Umfang bleibt.
Alles bleibt in Ihrem Besitz.Zugänge, Regeln, Dokumentation, Verarbeitung in der EU. Die Werkzeuge zum Ausprobieren auf dieser Seite laufen über die USA.
Antwort innerhalb eines Werktags.Ein Ansprechpartner, der Ihren Betrieb kennt. Auf Wunsch vor Ort.

So läuft es ab

Eine Anfrage, vier Schritte

Drei Schritte erledigt das System. Den letzten machen Sie: Nichts geht raus, bevor Sie es freigegeben haben.

BeispielWartungsanfrage einer Musterfirma

Anfrage kommt an automatisch
Berger Logistik GmbH07:42
„Können Sie uns bis Freitag ein Angebot für die Wartung unserer vier Klimageräte schicken? Standort Rosenheim.“
Angaben werden erfasst automatisch
Anliegen
Angebot Wartung
Umfang
4 Klimageräte, Rosenheim
Frist
Freitag
Antwort wird vorbereitet automatisch
„Sehr geehrter Herr Berger, vielen Dank für Ihre Anfrage. Das Angebot für die Wartung der vier Geräte senden wir Ihnen wie gewünscht bis Freitag.“
Sie prüfen und geben frei bei Ihnen
Erst nach Ihrer Freigabe geht die Antwort raus.

Beispiel mit einer Musterfirma. Welche Schritte automatisch laufen, legen wir vorher gemeinsam fest.

Aus dem Alltag

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Sechs Situationen, die uns Betriebe im ersten Gespräch schildern. Wenn Ihnen eine davon vertraut ist, lohnt sich das Weiterlesen.

01
Die Anfrage von Montag liegt am Freitag noch unbeantwortet im Postfach.
Der Kunde hat inzwischen anderswo bestellt.
Kostet: einen Auftrag
02
Der Lieferschein kommt zerknittert vom Fahrer und wird von Hand abgetippt.
Drei Wochen später sucht jemand die Bestellung dazu, wenn die Rechnung eintrifft.
Kostet: rund 3 Stunden pro Woche
03
Der Inhaber schreibt die Angebote abends selbst.
Weil sonst niemand die Positionen kennt.
Kostet: 5 Stunden pro Woche, außerhalb der Arbeitszeit
04
Für jeden Termin sind drei Telefonate nötig.
Vorschlag, Rückruf, Erinnerung. Wird abgesagt, bleibt die Lücke im Kalender.
Kostet: rund 3 Stunden pro Woche
05
Die Reklamation wird erst am Nachmittag gelesen.
Bis dahin hat der Kunde seine Bewertung geschrieben.
Kostet: einen Kunden
06
Die Stundenzettel kommen freitags auf Papier.
Am Montag überträgt das Büro sie in die Abrechnung.
Kostet: 2 Stunden pro Woche

Postfach-Demo

Ein Vormittag Posteingang. Sortiert, bevor Sie den Kaffee haben.

Fünf E-Mails eines Vormittags. Mit einem Klick sehen Sie, was davon bereits erledigt ist und was nur noch Ihre Freigabe braucht. Wählen Sie den Betrieb, der Ihrem am nächsten kommt.

Posteingang · info@musterbetrieb.deMontag, 06:30 bis 12:00

08:41Bauunternehmen Hoffmann KGk.hoffmann@bauunternehmen-hoffmann.deAnfrage Geländer Treppenhaus, Neubau SüdTreppenhaus_Sued_Plan.pdf
Guten Morgen, wir brauchen für den Neubau in der Südstraße 34 laufende Meter Treppengeländer, verzinkt, Montage inklusive. Zeichnung hängt an. Können Sie uns ein Angebot schicken? Wir müssten bis Ende der Woche wissen, ob Sie das machen können. Freundliche Grüße, K. Hoffmann
09:12Stahlbau Reiner GmbHbuchhaltung@stahlbau-reiner.deRechnung 2026-0418RE_2026-0418.pdf
Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie unsere Rechnung 2026-0418 über 2.951,20 Euro brutto für die Lieferung vom 28.08. Zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Mit freundlichen Grüßen, Buchhaltung Stahlbau Reiner
10:05Privatkundem.berger@gmx-beispiel.deTor klemmt schon wieder
Hallo, das Hoftor, das Sie im Juni eingebaut haben, klemmt seit gestern wieder beim Schließen. Beim ersten Mal haben Sie das nachgestellt, jetzt ist es genauso wie vorher. Ich bin ehrlich gesagt etwas verärgert. Wann kann jemand kommen? Gruß, M. Berger
11:30Praxis Dr. Wolfinfo@praxis-dr-wolf.deWartung Brandschutztüren
Guten Tag, die jährliche Wartung unserer vier Brandschutztüren ist fällig. Passt Ihnen ein Termin nächste Woche Dienstag oder Donnerstag vormittags? Bitte wie immer vor 8 Uhr, bevor die Sprechstunde beginnt. Danke, Praxis Dr. Wolf
12:00Werkzeug-Discountnewsletter@werkzeug-discount-beispiel.deNur heute: 30 % auf alle Akkuschrauber
Jetzt zugreifen! Nur heute 30 Prozent Rabatt auf alle Akkuschrauber und Zubehör. Klicken Sie hier und sparen Sie. Abmelden können Sie sich über den Link am Ende dieser Mail.

5 Mails, unsortiert

Posteingang · kanzlei@musterkanzlei.deMontag, 06:30 bis 12:00

08:20Helene Seiboldh.seibold@mail-beispiel.deAnfrage Erbengemeinschaft, Haus in RosenheimErbschein_Scan.pdf
Sehr geehrte Frau Rechtsanwältin, mein Bruder und ich haben das Haus unserer Mutter geerbt, wir sind uns über den Verkauf nicht einig. Den Erbschein und das Testament habe ich eingescannt. Können Sie uns vertreten? Ich bin unter der bekannten Nummer erreichbar. Mit freundlichen Grüßen, H. Seibold
08:47Amtsgerichtpoststelle@ag-beispielstadt.justiz.deAz. 12 C 488/26, Verfügung vom 18.09.2026Verfuegung_12C48826.pdf
In der Sache Wagner gegen Brandt wird der Klägerseite aufgegeben, zum Schriftsatz vom 11.09.2026 binnen zwei Wochen Stellung zu nehmen. Die Frist endet am 02.10.2026. Termin zur mündlichen Verhandlung ist für den 14.11.2026, 09:30 Uhr, Saal 2 bestimmt.
09:35Spedition Brandt GmbHbuchhaltung@beispiel-spedition.deRückfrage zu Ihrer Kostennote 2026-214
Guten Tag, wir haben Ihre Kostennote erhalten. Unsere Buchhaltung fragt, ob die Auslagenpauschale und die Fahrtkosten getrennt ausgewiesen werden können, wir brauchen das für die Kostenstelle. Können Sie uns eine korrigierte Rechnung schicken? Danke und Grüße, Buchhaltung Brandt
10:40Martin Oberhoferm.oberhofer@mail-beispiel.deBesprechung vor dem Termin
Guten Morgen, ich würde gern vor der Verhandlung noch einmal mit Ihnen sprechen, am liebsten nächste Woche nachmittags. Dienstag und Mittwoch passt es mir. Telefon reicht mir, ich muss nicht extra kommen. Viele Grüße, M. Oberhofer
11:15Fortbildungsanbieterseminare@fortbildung-beispiel.deNur diese Woche: Fachanwaltslehrgang 20 % günstiger
Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz im Fachanwaltslehrgang zum Frühbucherpreis. Nur bis Freitag 20 Prozent Rabatt auf alle Module. Jetzt anmelden. Abmelden können Sie sich über den Link am Ende dieser Mail.

5 Mails, unsortiert

Echte Sortierung durch die KI, einmal am Tag berechnet und zwischengespeichert. Die Absender sind Musterfirmen.

Zum Datenweg: Diese Vorführung läuft über ein Sprachmodell von Anthropic in den USA. Was wir für einen Betrieb einrichten, planen wir dagegen mit Verarbeitung in der Europäischen Union. Was wohin geht.

Zwölf Beispiele

Was sich abgeben lässt. Und was nicht.

„machenswert“ bedeutet: lohnt sich in den meisten Betrieben. „prüfenswert“: erst genau nachrechnen. „lassen wir“: bleibt besser Handarbeit. Ihre eigene Aufgabe beschreiben Sie in zwei Sätzen, die Einschätzung folgt sofort.

Ausführlich je Branche: Handwerk und Bau · Kanzleien und Praxen · Industrie und Zulieferer · Personalabteilungen

Vier Schritte

So funktioniert es

Kein neues Programm, keine App, die Ihre Leute lernen müssen. E-Mail, Kalender und Buchhaltung bleiben, wie sie sind.

01
Lesen
Die E-Mail, der Lieferschein, der eingescannte Brief vom Amt: Auch schiefe Handyfotos werden gelesen. Was unleserlich oder widersprüchlich ist, kommt zu Ihnen auf den Tisch.
Papier, PDF und Foto
02
Prüfen
Stimmt die Menge? Passt der Preis zur Bestellung? Ist der Termin frei? Das wird geprüft, bevor etwas geschieht.
Bei Zahlen wird nicht geschätzt
03
Weitergeben
Was eindeutig ist, läuft weiter: in die Buchhaltung, in den Kalender, als Antwortentwurf. Was unklar ist, wird Ihnen vorgelegt.
Nichts verlässt das Haus ungeprüft
04
Dazulernen
Korrigieren Sie einmal, wird daraus eine feste Regel für diesen Händler. Neue Sonderfälle legt das System weiter vor, statt zu raten.
Was gelernt wird, bleibt bei Ihnen

So läuft ein Projekt ab Der Test: fünf Belege, was gelesen wurde und was nicht

Rechnen Sie nach

In diesem Vorgang stecken 16.560 Euro Arbeitszeit pro Jahr.

46 Arbeitstage Ihres Teams, bewertet mit Ihrem eigenen Stundensatz. Das ist kein Preis von uns, sondern das, was der Vorgang Sie heute an Zeit kostet.

Einstufung nach ZeitaufwandmachenswertRealistische Ersparnis 9.936 bis 14.076 Euro pro Jahr60 bis 85 Prozent des Aufwands. Der Rest bleibt: unleserliche Belege, Sonderfälle, Rückfragen. Bei gleichförmigen Vorgängen fällt mehr weg, bei vielen Ausnahmen weniger. Was in Ihrem Fall gilt, messen wir im Pilot.

Erstgespräch vereinbaren Zum vollständigen Rechner

Groß genug. Das würden wir angehen.

Gerechnet mit 60 bis 85 Prozent Ersparnis. Der Rest bleibt Handarbeit: Ausnahmen, Rückfragen, Freigaben. Was der Betrieb monatlich kostet, steht im Erstgespräch.

Bevor Sie sich entscheiden

Fünf Zusagen

Worauf Sie sich verlassen können. Jede Zusage steht so auch im Vertrag.

Der Preis steht vor dem Start fest. Sie wissen, was es kostet, bevor Sie sich entscheiden. Den laufenden Betrieb können Sie dazunehmen, müssen es aber nicht. Er ist monatlich kündbar.
Alles bleibt in Ihrem Besitz. Bei der Übergabe bekommen Sie die Zugänge zu allen Konten, die Regeln in Klartext statt in Programmiersprache, die Dateien selbst und eine Dokumentation, die ein Kollege versteht. Sie könnten am nächsten Tag ohne uns weiterarbeiten oder jemand anderen damit beauftragen.
Wir raten auch ab. Wenn sich etwas für Sie nicht rechnet, sagen wir es. Auch wenn wir daran verdienen würden.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Was wir für Sie einrichten, planen wir mit Verarbeitung in der Europäischen Union, geregelt im Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Training fremder Modelle. Die Werkzeuge zum Ausprobieren auf dieser Website laufen dagegen über einen Anbieter in den USA; das steht auch an jedem Werkzeug und im Datenschutzhinweis.
Sie erreichen uns. Ein Ansprechpartner, der Ihren Betrieb kennt. Antwort spätestens am nächsten Werktag.

Cockpit eines Kleinflugzeugs mit Instrumenten, Blick auf die Startbahn

Ich bin Pilot. In der Luftfahrt verlässt man sich nicht auf Gefühl, sondern auf Checklisten.

Nach demselben Prinzip richte ich Ihre Abläufe ein: Jeder Schritt ist festgelegt, wird geprüft und läuft jedes Mal gleich. Passt etwas nicht, wird nachgefragt statt geraten. Und wenn sich etwas für Sie nicht lohnt, sage ich es Ihnen vorher.

Philipp Kudelka, Gründer, Pilot und Fluglehrer

Fragen aus dem Erstgespräch

Häufige Fragen

Was Betriebe uns zuerst fragen. Ihre Frage fehlt? Stellen Sie sie uns.

Was kostet das?: Der Kurzcheck für einen Vorgang kostet 490 Euro, der Check für bis zu drei Vorgänge 1.490 Euro. Eine Automatisierung beginnt bei 2.900 Euro, den festen Preis nennen wir nach dem Check. Der Betrieb kostet ab 290 Euro im Monat und ist monatlich kündbar. Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer, nachzulesen auf der Seite Leistungen. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Betriebe, Selbstständige und Freiberufler.
Gibt es Förderung dafür?: Je nach Land: In Bayern übernimmt der Digitalbonus bis zur Hälfte, höchstens 7.500 Euro, bei besonderem Innovationsgehalt mehr. In Österreich ist das Budget von KMU.DIGITAL ausgeschöpft, derzeit gibt es dort keine Bundesförderung. In Nordrhein-Westfalen wird seit 2026 nur noch die Entwicklung digitaler Produkte gefördert, nicht mehr interne Digitalisierung. In der Schweiz gibt es keine breite Förderung. Überall gilt: erst der Antrag, dann der Auftrag, sonst ist der Zuschuss weg. Den geprüften Stand und einen Rechner finden Sie auf der Seite Förderung.
Wie lange dauert das?: Das Ergebnis des Checks liegt nach zwei Wochen bei Ihnen. Danach läuft der erste Ablauf vier Wochen zur Probe neben dem bisherigen Weg, nach rund sechs Wochen ab dem Check ist er im Alltag. Das gilt für einen einfachen Ablauf. Wer mehrere Vorgänge oder mehrere Programme verbindet, rechnet mit vier bis zwölf Wochen Umsetzung.
Was passiert mit unseren Daten?: Sie bleiben bei Ihnen und in Europa. Sie werden nicht weitergegeben und nicht zum Training fremder Systeme verwendet. Das ist vertraglich geregelt, und wir zeigen Ihnen, wo genau.
Funktioniert das mit DATEV?: Ja. Belege und Buchungen gelangen zu DATEV oder direkt zu Ihrem Steuerberater, so wie er es benötigt. Ebenso zu Lexware, sevdesk und Ihrer Handwerkersoftware.
Brauchen wir eigene IT?: Nein. Sie benötigen auch kein neues Programm. Wir arbeiten mit dem, was Sie haben, und stimmen uns bei Bedarf direkt mit Ihrem IT-Dienstleister ab.
Was, wenn es sich nicht lohnt?: Dann sagen wir es Ihnen. Das kommt regelmäßig vor. Sie haben dann in zwei Wochen Klarheit gewonnen und gehen keine weitere Verpflichtung ein.

Sprechen wir über den Vorgang, der Sie am meisten Zeit kostet.

30 Minuten am Telefon, kostenlos. Danach wissen Sie, ob es sich lohnt. Auch wenn die Antwort Nein ist.

Erstgespräch vereinbaren Erst rechnen

Erst mit jemandem besprechen? Kurzvorstellung als PDF, eine Seite, zum Weiterleiten an Geschäftsführung, Partner oder Steuerberater.