Der Name verpflichtet. Wer Automatisierung verkauft, hat einen Anreiz, alles für automatisierbar zu halten. Wir halten es andersherum: Ein Vorgang muss sich vorher nachrechenbar lohnen, sonst lassen wir ihn. Drei Arten von Vorgängen fallen dabei fast immer durch.
1. Der seltene Vorgang
Typisches Beispiel: die Jahresauswertung für die Bank, einmal im Jahr, vier Stunden Arbeit, jedes Jahr ein bisschen anders. Bei 45 Euro Stundensatz sind das 180 Euro Zeitkosten im Jahr. Die kleinste Umsetzung kostet bei uns ab 2.900 Euro. Die Rechnung geht nie auf, auch nicht nach zehn Jahren.
Dasselbe gilt für Vorgänge, die zwar häufig sind, aber kaum Zeit kosten. Fünf Mal pro Woche zehn Minuten ergibt bei 46 Arbeitswochen rund 38 Stunden im Jahr, also etwa 1.700 Euro. Das ist ärgerlich, aber kein Projekt.
Woran Sie es erkennen: Rechnen Sie Häufigkeit mal Minuten mal Stundensatz aufs Jahr hoch. Unter 3.000 Euro raten wir ab. Zwischen 3.000 und 9.000 Euro rechnen wir genauer nach, oft lohnt sich dann nur ein Teil. Ab 9.000 Euro ist der Vorgang groß genug. Diese Schwellen stecken auch im Rechner, mit offengelegter Formel.
2. Der Vorgang ohne Muster
Typisches Beispiel: Anfragen, bei denen jede Antwort eine fachliche Einschätzung braucht. Eine Mandantenfrage zur Erbschaft, eine Reklamation mit Gutachten, eine Sonderanfertigung ohne Vorlage. Ein System, das hier eigenständig antwortet, rät. Und es rät überzeugend formuliert, was die Sache schlimmer macht.
Was sich in solchen Fällen trotzdem abgeben lässt, ist meist der Rahmen: die Anfrage erfassen, die Unterlagen zusammensuchen, eine Eingangsbestätigung schicken, den Termin vorschlagen. Die eigentliche Antwort bleibt bei Ihnen.
Woran Sie es erkennen: Würden zwei erfahrene Mitarbeitende denselben Vorgang unterschiedlich erledigen, und hätten beide gute Gründe dafür? Dann gibt es kein Muster, das man festschreiben könnte.
3. Der Vorgang, der eigentlich ein Gespräch ist
Typisches Beispiel: die verärgerte Reklamation, die Absage an einen langjährigen Kunden, das Gespräch über eine offene Rechnung mit einem Kunden, der gerade eine schwierige Zeit hat. Technisch lässt sich vieles davon vorbereiten. Aber das sind die Momente, in denen ein Kunde entscheidet, ob er Ihnen weiter vertraut.
Hier helfen wir beim Vorbereiten: den Verlauf zusammenfassen, die Fakten bereitlegen, einen Entwurf vorschlagen. Wer antwortet und in welchem Ton, entscheiden Sie. Wie das bei Reklamationen aussieht, steht im Artikel Reklamationen bearbeiten.
Woran Sie es erkennen: Wenn der Vorgang Vertrauen herstellt oder beschädigen kann, bleibt er bei Menschen.
Die Zwei-Minuten-Rechnung
Bevor Sie mit irgendeinem Anbieter sprechen, auch mit uns:
- Nehmen Sie einen Vorgang, der Sie oder Ihre Mitarbeitenden regelmäßig Zeit kostet.
- Schätzen Sie, wie oft er pro Woche vorkommt und wie viele Minuten er jeweils dauert, von der ersten Handlung bis zur Ablage.
- Rechnen Sie: Anzahl pro Woche mal Minuten mal 46 Wochen, geteilt durch 60, mal Stundensatz.
Liegt das Ergebnis unter 3.000 Euro, sparen Sie sich das Gespräch. Liegt es darüber, lohnt ein genauerer Blick.
Was stattdessen
Fast jeder Betrieb hat neben den Vorgängen, die sich nicht lohnen, einen, der sich lohnt: den Rechnungseingang, die Terminvergabe, das Sortieren der Anfragen. Ihn zu finden ist die Aufgabe des machenswert-Checks. Und wenn dabei herauskommt, dass sich bei Ihnen gerade nichts lohnt, sagen wir das auch.