Modellrechnung mit angenommenen Werten
Kanzlei, 12 Mitarbeitende: Mandatsakte anlegen
Modellrechnung für eine Kanzlei mit 12 Mitarbeitenden. Anlage einer Mandatsakte von 18 auf 5 Minuten, Liegezeit bis zur Freigabe von 2 Tagen auf 4 Stunden. Mit angenommenen Werten.
- Branche
- Rechtsanwaltskanzlei
- Unternehmensgröße
- 12 Mitarbeitende
- Ausgangslage
- 25 neue Mandate pro Woche. Für jedes werden Daten aus E-Mail, Vollmacht und Formular in die Kanzleisoftware übertragen, Konfliktprüfung von Hand, Akte angelegt, Eingangsbestätigung geschrieben.
- Lösung
- Eingehende Unterlagen werden ausgelesen, die Konfliktprüfung läuft automatisch gegen den Mandantenstamm, die Akte wird vorbereitet und die Bestätigung als Entwurf zur Freigabe vorgelegt.
- Eingesetzte Werkzeuge
- Texterkennung und Sprachmodell mit EU-Hosting, Schnittstelle zur Kanzleisoftware, E-Mail-Postfach der Kanzlei
- Dauer
- 8 Wochen
Die Rechnung
25 Akten pro Woche zu je 18 Minuten sind 7,5 Stunden pro Woche, 345 Stunden im Jahr. Mit einem Stundensatz von 55 Euro für Kanzleipersonal kostet das Anlegen heute rund 19.000 Euro pro Jahr. Nach der Automatisierung bleiben 5 Minuten je Akte für Kontrolle und Freigabe: 96 Stunden im Jahr, gut 5.300 Euro. Ersparnis rund 13.700 Euro pro Jahr, also gut 70 Prozent des heutigen Aufwands. Ob sich das trägt, hängt am Preis der Einrichtung und am Betrieb: Das rechnen Sie im Rechner mit Ihren Zahlen nach.
Besonderheit Vertraulichkeit
In einer Kanzlei entscheidet die Vertraulichkeit über das Werkzeug. Die Verarbeitung läuft auf einem Server in der EU, die Unterlagen verlassen den Zugriffsbereich der Kanzlei nicht, jede Anfrage wird protokolliert. Die Konfliktprüfung ersetzt nicht die anwaltliche Prüfung, sie bereitet sie vor.
Wie die einzelnen Schritte von der Anfrage bis zur angelegten Akte aussehen und was die Verschwiegenheit verlangt, steht im Artikel Mandatsaufnahme automatisieren.
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