Prozessautomatisierung

Typische Abläufe, die wir automatisieren

Ablauf	Vorher	Nachher
Rechnungseingang	Öffnen, prüfen, abtippen, ablegen	Auslesen, gegen Bestellung prüfen, vorkontiert in DATEV
Angebote	Anfrage lesen, Vorlage suchen, Preise nachschlagen	Entwurf aus Ihrer Vorlage, Freigabe per Klick
Terminvergabe	Telefon, Rückruf, Kalender abgleichen	Anfrage geprüft, Vorschlag versendet, Kalender gefüllt
Lieferscheine	Abtippen ins Warenwirtschaftssystem	Ausgelesen, abgeglichen, gebucht
Datenübertragung	Export, Excel, Import	Direkte Übergabe zwischen den Programmen

So läuft ein Projekt

1. Check. Wir wissen aus dem machenswert-Check, was der Ablauf heute kostet und was er sparen soll.
2. Pilot. Vier Wochen lang läuft der neue Ablauf parallel zum alten. Ihr Team vergleicht und korrigiert.
3. Umsetzung. Der Ablauf geht in den Alltag. Jede Ausnahme, die auftaucht, wird zur Regel oder zur Rückfrage an einen Menschen.
4. Übergabe. Sie bekommen eine Dokumentation, die ein Kollege versteht, und ein Protokoll, in dem jeder Vorgang nachvollziehbar ist.

Was Sie wissen sollten

Jede Automatisierung hat einen Ausschuss: Vorgänge, die das System nicht sicher entscheiden kann. Bei Rechnungen liegt er erfahrungsgemäß bei 3 bis 8 Prozent. Diese Fälle landen bei einem Menschen, mit allem, was das System schon weiß. Wir bauen keine Abläufe, die im Zweifel raten.

Der Preis steht vor dem Start fest. Wenn während der Umsetzung etwas auftaucht, das den Umfang ändert, sprechen wir darüber, bevor es Geld kostet.