Der Rechnungseingang ist der Vorgang, mit dem die meisten Betriebe anfangen. Er kommt oft vor, folgt einem Muster und kostet nachweisbar Zeit. Hier ist die Rechnung, die wir im Erstgespräch aufmachen.
Was der Vorgang heute kostet
Zählen Sie eine Woche lang mit. Wie viele Rechnungen kommen an, wie lange dauert eine Rechnung vom Öffnen bis zur Ablage. Bei den meisten Betrieben liegen die Werte zwischen 6 und 15 Minuten je Rechnung, je nachdem, ob ein Bestellbezug gesucht werden muss.
| Rechnungen pro Woche | Minuten je Rechnung | Stunden pro Jahr | Kosten bei 45 Euro |
|---|---|---|---|
| 20 | 8 | 123 | 5.520 Euro |
| 40 | 9 | 276 | 12.420 Euro |
| 100 | 10 | 767 | 34.500 Euro |
Was eine Automatisierung kostet
Einmalig ab 2.900 Euro, bei vielen Lieferanten und vielen Ausnahmen bis etwa 12.000 Euro. Dazu der Betrieb ab 290 Euro im Monat sowie die Kosten für Modell und Hosting, die je nach Menge dazukommen und die wir vorher beziffern. Die gültigen Zahlen stehen auf der Seite Leistungen.
Die Schwelle
Unter 20 Rechnungen pro Woche lohnt sich eine eigene Automatisierung selten. Da reicht meist eine Funktion, die Ihre Buchhaltungssoftware schon mitbringt. Ab etwa 40 Rechnungen pro Woche liegen die Zeitkosten über 9.000 Euro im Jahr, und damit wird die Rechnung interessant. Ob sie im ersten oder im zweiten Jahr aufgeht, hängt am Preis der Einrichtung und am Betrieb: Das rechnen Sie mit Ihren Zahlen im Rechner nach, Schritt zwei zeigt die Amortisation in Monaten.
Was oft vergessen wird
- Der Ausschuss. 3 bis 8 Prozent der Rechnungen bleiben Handarbeit. Wer mit null rechnet, wird enttäuscht.
- Die Lieferanten. Jeder schickt ein anderes Layout. Ein gutes System liest alle, ein schlechtes nur die ersten zehn.
- Die Übergabe. Ausgelesen ist nur die halbe Arbeit. Die Daten müssen dort ankommen, wo gebucht wird. Eine DATEV-Anbindung ist dabei kein Problem: vorkontiert an DATEV Unternehmen online oder an die Kanzlei, ohne Abtippen.
- Der Mensch danach. Die Person, die vorher tippte, prüft jetzt Ausnahmen. Das ist anspruchsvoller, nicht weniger Arbeit pro Fall.
Wenn Sie Ihre Zahlen kennen, rechnen Sie sie im Rechner durch. Das Ergebnis können Sie direkt ins Erstgespräch mitnehmen.