Der Rechnungseingang ist der Vorgang, mit dem die meisten Betriebe anfangen. Er kommt oft vor, folgt einem Muster und kostet nachweisbar Zeit. Hier ist die Rechnung, die wir im Erstgespräch aufmachen.
Was der Vorgang heute kostet
Zählen Sie eine Woche lang mit. Wie viele Rechnungen kommen an, wie lange dauert eine Rechnung vom Öffnen bis zur Ablage. Bei den meisten Betrieben liegen die Werte zwischen 6 und 15 Minuten je Rechnung, je nachdem, ob ein Bestellbezug gesucht werden muss.
| Rechnungen pro Woche | Minuten je Rechnung | Stunden pro Jahr | Kosten bei 45 Euro |
|---|---|---|---|
| 20 | 8 | 123 | 5.520 Euro |
| 40 | 9 | 276 | 12.420 Euro |
| 100 | 10 | 767 | 34.500 Euro |
Was eine Automatisierung kostet
Einmalig zwischen 4.000 und 12.000 Euro, je nachdem, wie viele Lieferanten und wie viele Ausnahmen es gibt. Dazu laufende Kosten für Modell, Hosting und Betreuung von 100 bis 300 Euro im Monat. [PRÜFEN: Preise gegen aktuelle Kalkulation]
Die Schwelle
Unter 20 Rechnungen pro Woche lohnt sich eine eigene Automatisierung selten. Da reicht meist eine Funktion, die Ihre Buchhaltungssoftware schon mitbringt. Ab 40 Rechnungen trägt sich der Aufwand im ersten Jahr. Ab 100 ist es keine Frage mehr.
Was oft vergessen wird
- Der Ausschuss. 3 bis 8 Prozent der Rechnungen bleiben Handarbeit. Wer mit null rechnet, wird enttäuscht.
- Die Lieferanten. Jeder schickt ein anderes Layout. Ein gutes System liest alle, ein schlechtes nur die ersten zehn.
- Der Mensch danach. Die Person, die vorher tippte, prüft jetzt Ausnahmen. Das ist anspruchsvoller, nicht weniger Arbeit pro Fall.
Wenn Sie Ihre Zahlen kennen, rechnen Sie sie im Rechner durch. Das Ergebnis können Sie direkt ins Erstgespräch mitnehmen.