Dokumente auslesen

Welche Dokumente

Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Formulare von Kunden, Verträge mit festen Feldern. Auch schief gescannt, auch als Fax, auch mit Handnotiz am Rand. Sehen Sie sich die Demo auf der Startseite an: Das dort sind typische Belege.

Wie die Prüfung funktioniert

Auslesen allein reicht nicht. Jedes Feld wird gegen Ihre Daten geprüft: Stimmt der Lieferant mit dem Stamm überein, gibt es die Bestellnummer, passt die Summe zu den Positionen, ist die Steuer korrekt gerechnet. Bei Zahlen gilt: feste Regeln, keine Schätzung. Was nicht eindeutig ist, geht mit allen bereits gelesenen Feldern an einen Menschen.

Wohin die Daten gehen

Eine DATEV-Anbindung ist kein Problem: Belege und Buchungsvorschläge gehen über die DATEV-Schnittstelle an DATEV Unternehmen online oder an Ihre Kanzlei, vorkontiert nach Ihrem Kontenrahmen. Ebenso Lexware, sevdesk, Ihr Warenwirtschaftssystem, Ihre Kanzleisoftware. Wo eine Schnittstelle fehlt, bauen wir eine, oder wir übergeben als Datei in dem Format, das Ihr Programm importiert.

Genauigkeit

Wie genau ein System liest, steht nicht vorher fest, sondern wird gemessen. Im Pilot legen wir vorher fest, welche Felder zählen und wie viele Belege geprüft werden. Erst wenn die vereinbarte Genauigkeit über diesem Stichprobenumfang erreicht ist, geht der Ablauf in den Betrieb. Bei sauberen, gleichbleibenden Belegen liegen die gemessenen Werte in unseren Tests im niedrigen einstelligen Prozentbereich an Korrekturen, bei schwierigen Scans darüber. Entscheidend ist, dass das System es sagt: Felder mit geringer Sicherheit werden markiert statt stillschweigend übernommen.