Was sich in Betrieben wie Ihrem automatisieren lässt. Und was nicht.

„Anfragen kommen per Mail mit Skizzen oder Fotos. Der Inhaber schreibt jedes Angebot selbst in Word, weil nur er die Preise kennt. Etwa 15 Angebote im Monat, jedes dauert 30 bis 45 Minuten, und sie liegen oft drei Tage.“

15 Angebote im Monat zu 30 bis 45 Minuten ergeben rund 2 bis 2,5 Stunden pro Woche. Die Preisfindung bleibt beim Inhaber, das ist der eigentliche Engpass. Sinnvoll ist daher weniger die Automatisierung des Denkens, sondern die Vorbereitung: Anfragen erfassen, Vorlagen füllen, Versand und Nachfassen. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie stark sich Positionen wiederholen.

Realistische Ersparnis

0,8 bis 1,5 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir würden zuerst zehn der letzten Angebote durchsehen und prüfen, wie viele Positionen sich wiederholen und damit als Textbausteine taugen.

„Für jede Bestellung kommt eine Auftragsbestätigung des Lieferanten per Mail. Der Einkauf vergleicht Preis, Menge und Liefertermin mit der Bestellung im ERP und trägt Abweichungen ein. Etwa 80 Bestätigungen pro Woche, 5 Minuten je Stück.“

80 Bestätigungen pro Woche zu je 5 Minuten ergeben rund 6,7 Stunden Aufwand. Der Vergleich von Preis, Menge und Termin folgt festen Regeln und lässt sich gut maschinell vorbereiten. Der Mensch bleibt für die Klärung echter Abweichungen zuständig.

Realistische Ersparnis

3,5 bis 5 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir würden zuerst prüfen, wie viele Lieferantenformate den Großteil der 80 Bestätigungen ausmachen und welche Schreibzugriffe Ihr ERP erlaubt.

„Rund 40 Eingangsrechnungen pro Woche kommen per Mail und Post. Zwei Personen prüfen sie gegen die Bestellung, tippen Beträge in DATEV Unternehmen online ab und legen den Beleg ab. Etwa 9 Minuten je Rechnung.“

Rund 40 Rechnungen pro Woche zu je 9 Minuten ergeben etwa 6 Stunden Aufwand. Belegerfassung, Datenauslesen und Übergabe an DATEV Unternehmen online sind gut standardisierbar. Die sachliche Prüfung gegen die Bestellung und die Freigabe bleiben bei Ihren Mitarbeitenden.

Realistische Ersparnis

2,5 bis 4 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Im Erstgespräch würden wir zuerst prüfen, wie viele Rechnungen sich automatisch einer Bestellung zuordnen lassen und wie hoch der Papieranteil ist.

„Einmal im Jahr stelle ich für den Steuerberater alle Belege zusammen und schreibe einen Bericht über das Geschäftsjahr. Das dauert etwa zwei Tage.“

Der Vorgang fällt nur einmal im Jahr an und kostet etwa zwei Tage. Eine eigene Automatisierung dafür rechnet sich nicht, der Aufwand für Einrichtung und Pflege wäre höher als der Nutzen. Sinnvoller ist, Belege schon unterjährig geordnet abzulegen, dann schrumpft der Jahresaufwand von allein.

Realistische Ersparnis

0 bis 0,2 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir würden zuerst ansehen, wie Ihre Belege heute unterjährig anfallen und ob eine einfache Ablagestruktur den Jahresaufwand schon spürbar senkt.

„Einmal im Jahr fordern wir von 120 Lieferanten Langzeit-Lieferantenerklärungen an, erinnern per Mail, prüfen die Antworten und legen sie ab. Das zieht sich über zwei Monate und bindet eine Person etwa 40 Stunden.“

Der Vorgang folgt einem klaren Muster mit 120 gleichartigen Anfragen, ist aber nur einmal im Jahr fällig. Über das Jahr gerechnet entspricht der Aufwand weniger als einer Stunde pro Woche, deshalb lohnt sich nur eine schlanke Lösung ohne großes Projekt. Versand, Nachfassen und Ablage lassen sich gut automatisieren, die inhaltliche Prüfung bleibt bei Ihnen.

Realistische Ersparnis

0,3 bis 0,5 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir würden zuerst prüfen, wie vollständig die Kontaktdaten der 120 Lieferanten vorliegen und ob Rückläufe digital oder auf Papier eingehen.

„Wir bekommen etwa 30 Lieferscheine pro Woche per E-Mail als PDF oder auf Papier vom Fahrer. Eine Kollegin tippt Menge, Artikelnummer und Lieferant in die Warenwirtschaft und heftet den Ausdruck ab.“

30 gleichartige Belege pro Woche mit festen Feldern sind ein gutes Automatisierungsziel. PDF-Lieferscheine per E-Mail lassen sich auslesen und als Wareneingang vorbereiten, Papierbelege brauchen vorher einen Scan. Die fachliche Prüfung bei Abweichungen bleibt bei der Kollegin.

Realistische Ersparnis

1,5 bis 3,5 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir prüfen zuerst, ob Ihre Warenwirtschaft eine Schnittstelle oder einen Belegimport hat, und sehen uns fünf typische Lieferscheine an.

„Neue Mandanten schicken Vollmacht und Unterlagen per Mail. Wir prüfen auf Interessenkonflikt, legen die Akte in der Kanzleisoftware an und schicken eine Eingangsbestätigung. 25 neue Mandate pro Woche, jedes dauert etwa 18 Minuten.“

25 Mandate pro Woche mit je 18 Minuten ergeben rund 7,5 Stunden Aufwand. Die Schritte folgen einem festen Muster: Unterlagen empfangen, ablegen, bestätigen. Die eigentliche Entscheidung zum Interessenkonflikt bleibt beim Anwalt oder der Anwältin, der Rest lässt sich weitgehend vorbereiten.

Realistische Ersparnis

3,5 bis 5,5 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir prüfen zuerst, welche Schnittstelle oder Importmöglichkeit Ihre Kanzleisoftware bietet, denn davon hängt der Nutzen wesentlich ab.

„Die tägliche Briefpost wird gescannt, dann ordnet eine Mitarbeiterin jedes Schreiben von Hand der richtigen Akte zu und trägt Fristen in den Kalender ein. Etwa 60 Schreiben pro Tag, 2 Minuten je Schreiben, bei Fristen länger.“

Bei rund 60 Schreiben täglich und je 2 Minuten liegt der Aufwand bei etwa 10 Stunden pro Woche. Die Zuordnung zur Akte folgt meist festen Merkmalen wie Aktenzeichen, Absender oder Mandantenname und lässt sich maschinell vorschlagen. Fristen bleiben Handarbeit in der Kontrolle, weil ein Fehler hier teuer ist.

Realistische Ersparnis

4 bis 7 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir würden mit 200 echten Schreiben aus einer Woche testen, wie zuverlässig Akte und Frist erkannt werden, und daraus die tatsächliche Prüfquote ableiten.

„Wenn ein Kunde eine Reklamation hat, ruft er an oder schreibt eine Mail. Unser Inhaber spricht persönlich mit jedem, weil es oft um Kulanz geht. Etwa 3 Fälle pro Woche.“

Drei Fälle pro Woche sind zu wenig, um eine Automatisierung zu rechtfertigen. Der Kern ist ein persönliches Gespräch mit einer Ermessensentscheidung, das bleibt beim Inhaber. Sinnvoll wäre höchstens eine einfache Erfassung der Fälle, damit nichts untergeht und Muster sichtbar werden.

Realistische Ersparnis

0 bis 0,5 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir würden zuerst prüfen, ob die Fälle heute überhaupt festgehalten werden und ob sich wiederkehrende Ursachen zeigen.

„Reklamationen unserer Industriekunden kommen als Mail mit Fotos und 8D-Formular. Die Qualitätssicherung überträgt die Daten in unser QM-System, eröffnet den Vorgang und beantwortet den Kunden. Etwa 6 Reklamationen pro Woche, jede Erfassung dauert 30 Minuten, die Analyse deutlich länger.“

Die reine Erfassung bindet etwa drei Stunden pro Woche und folgt einem festen Muster: Mail, Fotos, 8D-Formular. Das lässt sich zu einem guten Teil automatisieren, wenn die Kunden halbwegs einheitliche Formulare schicken. Die Analyse und die inhaltliche Antwort bleiben bei der Qualitätssicherung, deshalb ist der Hebel begrenzt, aber vorhanden.

Realistische Ersparnis

1,2 bis 2 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir würden zuerst prüfen, ob Ihr QM-System eine Import- oder API-Schnittstelle hat und wie einheitlich die 8D-Formulare Ihrer Kunden tatsächlich sind.

„Kunden melden Retouren per Mail oder Telefon. Wir erfassen den Fall, schicken ein Retourenlabel, prüfen die Ware bei Eingang und erstellen die Gutschrift im Warenwirtschaftssystem. Etwa 50 Retouren pro Woche, 10 Minuten je Fall ohne Prüfung.“

Bei rund 50 Fällen pro Woche und 10 Minuten je Fall binden Sie etwa 8 Stunden wöchentlich, vor allem in Erfassung und Labelversand. Diese Schritte folgen einem festen Muster und lassen sich über ein Retourenformular mit Anbindung an Versanddienstleister und Warenwirtschaft weitgehend automatisieren. Die Warenprüfung und Streitfälle bleiben beim Menschen.

Realistische Ersparnis

3,5 bis 5,5 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir prüfen zuerst, welche Schnittstellen Ihr Warenwirtschaftssystem und Ihr Versanddienstleister bieten und wie hoch der Anteil telefonischer Meldungen ist.

„Unsere 30 Mitarbeitenden im Außendienst geben Stundenzettel auf Papier oder als Foto ab. Das Büro tippt die Stunden je Kunde in das Abrechnungsprogramm. Jede Woche etwa 6 Stunden Tipparbeit, dazu Rückfragen bei unleserlichen Zetteln.“

Der Vorgang ist wöchentlich, gleichförmig und betrifft 30 Personen. Der Aufwand entsteht fast vollständig durch Medienbruch: Papier und Foto werden von Hand abgetippt. Wenn die Erfassung direkt digital erfolgt, entfällt das Abtippen und ein großer Teil der Rückfragen.

Realistische Ersparnis

3,5 bis 5 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir prüfen zuerst, ob Ihr Abrechnungsprogramm einen Import oder eine Schnittstelle hat, da davon der Umfang der Ersparnis abhängt.

„Die Praxis ruft am Vortag alle Patienten des nächsten Tages an, um an den Termin zu erinnern. Etwa 40 Anrufe pro Tag, viele erreichen niemanden. Ausfälle ohne Absage kosten uns Behandlungszeit.“

40 Anrufe täglich sind ein klar wiederkehrender Vorgang mit festem Muster. SMS- oder E-Mail-Erinnerungen aus dem Praxisverwaltungssystem erreichen Patienten zuverlässiger als Anrufe und lassen sich automatisch versenden. Anrufe bleiben nur für die Fälle nötig, in denen keine Rückmeldung kommt oder kein digitaler Kontakt hinterlegt ist.

Realistische Ersparnis

4 bis 8 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir prüfen zuerst, welche Schnittstelle oder Exportmöglichkeit Ihr Praxisverwaltungssystem bietet und bei wie vielen Patienten eine Mobilnummer oder E-Mail hinterlegt ist.

„Kunden rufen wegen Wartungsterminen an. Wir schauen im Kalender, rufen zurück, tragen den Termin ein und schicken eine Bestätigung per Mail. Etwa 25 Anfragen pro Woche, zwei Personen im Büro machen das nebenbei.“

25 Anfragen pro Woche mit immer gleichem Ablauf sind ein klares Muster. Der größte Zeitfresser ist das Rückrufspiel, nicht das Gespräch selbst. Mit Online-Terminbuchung, Kalenderabgleich und automatischer Bestätigungsmail lässt sich ein guter Teil einsparen, das Telefon bleibt aber für Kunden erhalten, die nicht online buchen.

Realistische Ersparnis

1,5 bis 3 Stunden pro Woche

Als Erstes prüfen

Wir prüfen zuerst, welcher Kalender im Einsatz ist und ob er sich für Verfügbarkeiten und automatische Einträge anbinden lässt.