Beispielrechnung
Handwerksbetrieb, 35 Mitarbeitende: Rechnungseingang
Beispielrechnung für einen Handwerksbetrieb mit 35 Mitarbeitenden. Rechnungseingang von 6 Stunden pro Woche auf 40 Minuten, Fehlerquote von 4 auf 0,5 Prozent.
- Branche
- Handwerk, Stahl- und Metallbau
- Unternehmensgröße
- 35 Mitarbeitende
- Ausgangslage
- Rund 40 Eingangsrechnungen pro Woche kommen per E-Mail und Post. Zwei Personen prüfen, tippen ab und legen in DATEV ab. Bestellbezüge werden von Hand gesucht.
- Lösung
- Rechnungen werden ausgelesen, gegen Bestellungen geprüft und vorkontiert in DATEV übergeben. Unklare Fälle, etwa Mengenabweichungen, gehen mit allen gelesenen Feldern an eine Person.
- Eingesetzte Werkzeuge
- Texterkennung und Sprachmodell mit EU-Hosting, DATEV-Schnittstelle, Bestehende Warenwirtschaft
- Dauer
- 6 Wochen (2 Wochen Check, 4 Wochen Pilot)
Modellrechnung, kein Kundenfall
Diese Zahlen stammen aus einer Modellrechnung mit typischen Werten aus dem Metallbau. Sie sind kein Bericht über einen bestehenden Kunden. Sobald ein echtes Projekt abgeschlossen ist, ersetzen wir diese Seite durch den echten Fall mit Freigabe des Kunden.
Die Rechnung
40 Rechnungen pro Woche, im Schnitt 9 Minuten je Rechnung inklusive Suchen des Bestellbezugs, ergeben 6 Stunden pro Woche. Bei 46 Arbeitswochen sind das 276 Stunden im Jahr. Mit einem internen Stundensatz von 45 Euro kostet der Vorgang heute 12.420 Euro pro Jahr.
Nach der Automatisierung bleiben 40 Minuten pro Woche für die Rückfragen, die das System an einen Menschen gibt, etwa 5 Prozent der Rechnungen. Das sind 31 Stunden im Jahr, 1.380 Euro. Die Ersparnis liegt bei rund 11.000 Euro pro Jahr, bei Kosten für Umsetzung und Betrieb von [PRÜFEN: 8.000 Euro einmalig plus 150 Euro monatlich]. Der Vorgang trägt sich im ersten Jahr.
Was sich außerdem ändert
Die Fehlerquote sinkt, weil das System Summen und Steuer nachrechnet, statt sie abzutippen. Skonto wird häufiger genutzt, weil Rechnungen nicht mehr liegen bleiben. Und die Person, die vorher abtippte, prüft jetzt nur noch die Ausnahmen.
Reden wir über einen Vorgang, der sich lohnt.
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