Modellrechnung mit angenommenen Werten
Handwerksbetrieb, 35 Mitarbeitende: Rechnungseingang
Modellrechnung für einen Handwerksbetrieb mit 35 Mitarbeitenden. Rechnungseingang von 6 Stunden pro Woche auf 2 Stunden, Fehlerquote von 4 auf 0,5 Prozent. Mit angenommenen Werten.
- Branche
- Handwerk, Stahl- und Metallbau
- Unternehmensgröße
- 35 Mitarbeitende
- Ausgangslage
- Rund 40 Eingangsrechnungen pro Woche kommen per E-Mail und Post. Zwei Personen prüfen, tippen ab und legen in DATEV ab. Bestellbezüge werden von Hand gesucht.
- Lösung
- Rechnungen werden ausgelesen, gegen Bestellungen geprüft und vorkontiert in DATEV übergeben. Unklare Fälle, etwa Mengenabweichungen, gehen mit allen gelesenen Feldern an eine Person.
- Eingesetzte Werkzeuge
- Texterkennung und Sprachmodell mit EU-Hosting, DATEV-Schnittstelle, Bestehende Warenwirtschaft
- Dauer
- 6 Wochen (2 Wochen Check, 4 Wochen Pilot)
Die Rechnung
40 Rechnungen pro Woche, im Schnitt 9 Minuten je Rechnung inklusive Suchen des Bestellbezugs, ergeben 6 Stunden pro Woche. Bei 46 Arbeitswochen sind das 276 Stunden im Jahr. Mit einem internen Stundensatz von 45 Euro kostet der Vorgang heute 12.420 Euro pro Jahr.
Nach der Automatisierung bleiben rund 2 Stunden pro Woche. Das ist mehr, als mancher Anbieter verspricht, und es hat einen Grund: Das Auslesen und die Übergabe an DATEV fallen weg, die sachliche Prüfung gegen die Bestellung und die Freigabe bleiben bei Ihren Leuten. Dazu kommen die Rückfragen, die das System vorlegt, etwa 5 Prozent der Rechnungen. Zwei Stunden pro Woche sind 92 Stunden im Jahr, 4.140 Euro. Die Ersparnis liegt bei rund 8.300 Euro pro Jahr, das entspricht zwei Dritteln des heutigen Aufwands und damit der Spanne, mit der wir überall rechnen. Ob sich das trägt, hängt am Preis der Einrichtung und am Betrieb: Das rechnen Sie im Rechner mit Ihren Zahlen nach.
Was sich außerdem ändert
Die Fehlerquote sinkt, weil das System Summen und Steuer nachrechnet, statt sie abzutippen. Skonto wird häufiger genutzt, weil Rechnungen nicht mehr liegen bleiben. Und die Person, die vorher abtippte, prüft jetzt nur noch die Ausnahmen.
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