Angebote schreiben lassen: Was die KI kann, und was Sie trotzdem selbst entscheiden

Das Angebot ist im Handwerk der Vorgang mit der längsten Liegezeit. Die Anfrage kommt Montag, der Inhaber kalkuliert Donnerstagabend, das Büro schickt Freitag. Drei Tage, in denen der Kunde bei anderen anfragt. Wir haben uns angesehen, welcher Teil dieser drei Tage sich abgeben lässt, wenn eine KI das Angebot schreibt und der Mensch es freigibt.

Direkt ausprobieren: Fügen Sie eine echte oder ausgedachte Kundenanfrage ein und sehen Sie nach 30 Sekunden den Entwurf: Angebot mit KI schreiben lassen. Kostenlos, ohne Anmeldung.

Angebot schreiben mit KI in vier Schritten

So geht es auch ohne eigene Software, mit einem gewöhnlichen KI-Chat:

1. Anfrage einfügen. Den Text der Kundenanfrage vollständig, aber ohne Daten, die die KI nicht braucht. Name, Anschrift und Telefonnummer des Kunden lassen Sie weg, vor allem in kostenlosen Chat-Konten.
2. Rahmen vorgeben. Sagen Sie der KI, wofür sie schreibt und was sie nicht tun soll. Ein Beispiel steht unter der Liste.
3. Entwurf prüfen. Stimmen Mengen und Einheiten? Fehlt eine Position, die Sie immer kalkulieren? Sind die Rückfragen sinnvoll?
4. Preise einsetzen und freigeben. Die Preise kommen aus Ihrer Kalkulation, nicht aus dem Chat. Was rausgeht, haben Sie gelesen.

Eine Anweisung für Schritt 2, die Sie anpassen und vor die Anfrage setzen können:

Für einzelne Angebote reicht das. Wer zehn Angebote pro Woche schreibt, will die Preise nicht jedes Mal von Hand nachtragen. Dafür ist der Rest dieses Artikels.

Was in einer Anfrage steckt

Eine typische Anfrage: „Wir brauchen für den Neubau in der Südstraße 34 laufende Meter Treppengeländer, verzinkt, Montage inklusive. Zeichnung hängt an. Können Sie uns bis Ende der Woche ein Angebot schicken?“

Ein Sprachmodell liest daraus in einem Durchgang: Leistung (Treppengeländer), Menge (34 lfm), Ausführung (feuerverzinkt), Umfang (mit Montage), Frist (Ende der Woche), Anlage (Zeichnung). Es erkennt außerdem, was fehlt: Höhe des Geländers, Füllung, Befestigung, Zugang zur Baustelle. Das sind die Rückfragen, die ein erfahrener Meister auch stellen würde.

Was der Entwurf enthält

Aus diesen Feldern entsteht ein Entwurf mit dem, was ein Angebot braucht:

• Positionen mit Bezeichnung, Menge und Einheit, in der Reihenfolge, in der sie im Betrieb kalkuliert werden.
• Leistungsbeschreibung je Position, in der Sprache des Gewerks.
• Nicht enthalten: was der Kunde vermutlich erwartet, aber nicht angefragt hat, etwa Statik, Gerüst, Endbeschichtung.
• Preise aus Ihrer Preisliste, Ihren Stundensätzen und den Konditionen, die Sie beim jeweiligen Kunden hinterlegt haben: Rabattstufe, Anfahrtspauschale, Zahlungsziel.
• Rückfragen an den Kunden, wo eine Angabe fehlt, ohne die keine Position feststeht.
• Prüfliste für den Betrieb: worauf Sie vor dem Versand achten sollten.

Sie können das mit einer eigenen Anfrage ausprobieren: Angebot mit KI schreiben lassen. In der Demo bleibt die Preisspalte leer, weil dort keine Preisliste hinterlegt ist. Im Betrieb ist sie gefüllt.

Woher die Preise kommen

Aus Ihren Daten, nicht aus dem Modell. Beim Einrichten hinterlegen wir Ihre Preisliste, Ihre Stundensätze und je Kunde die Konditionen: Stammkundenrabatt, Anfahrtspauschale, Zahlungsziel. Der Entwurf kommt dann mit Preisen, die genauso zustande kommen, wie Sie sie am Küchentisch nachschlagen würden, nur ohne Nachschlagen.

Was das Modell nicht weiß und deshalb nicht entscheidet: ob Sie diesen Auftrag im November überhaupt wollen, ob der Lehrling das Geländer schweißt, ob Sie dem Kunden diesmal entgegenkommen. Das ist der Preis als Entscheidung, nicht als Zahl. Deshalb geht kein Angebot raus, bevor der Inhaber es freigegeben hat. Aus einer Stunde Angebot werden zehn Minuten: Entwurf öffnen, Preise prüfen, freigeben. Das Büro schickt. Aus drei Tagen wird ein Tag, oft derselbe Vormittag.

Was zuverlässig funktioniert

Aus unseren Tests mit typischen Anfragen aus dem Metallbau, wie sie auch in der Postfach-Demo stehen:

• Mengen und Einheiten werden richtig übernommen, auch wenn der Kunde „34 Meter“ schreibt und „lfm“ gemeint ist.
• Fehlende Angaben werden erkannt, statt erfunden. Die Rückfragen sind fachlich sinnvoll.
• Der Ton passt: sachlich, in Sie-Form, ohne Werbesprache.
• Anfragen mit Zeichnung im Anhang: Das System liest Maße und Stückzahlen aus dem Plan und schlägt Positionen vor. Den Massenauszug prüft ein Mensch.

Wo es an Grenzen kommt

• Anfragen ohne Substanz. „Was kostet ein Zaun?“ ergibt keinen Entwurf, sondern eine Rückfrage. Das ist richtig so.
• Regionale Bezeichnungen und Hausmarken. Was im Betrieb „die kleine Variante“ heißt, kennt kein Modell. Solche Begriffe werden im Pilot als Regel hinterlegt.
• Sonderpreise. Was nicht in Preisliste oder Kundenkonditionen steht, wird als Rückfrage markiert, nicht geschätzt.
• Verbindlichkeit. Ein Entwurf ist ein Entwurf. Was rausgeht, hat ein Mensch gelesen.

Lohnt sich das?

Rechnen Sie mit: Wie viele Anfragen pro Woche, wie viele Minuten je Angebot, wer schreibt es. Bei 10 Angeboten pro Woche zu je 45 Minuten sind das 345 Stunden im Jahr. Mit dem Stundensatz des Inhabers gerechnet, ist das ein Vorgang, der sich fast immer trägt. Die Zahlen für Ihren Betrieb: Rechner. Was nach der Automatisierung bleibt, sind die zehn Minuten, in denen der Inhaber prüft, ob das Angebot so rausgehen soll. Das ist der Teil, für den ihn seine Kunden bezahlen.

Häufige Fragen

Reicht nicht ein normaler KI-Chat? Für einen einzelnen Text schon. Sie können eine Anfrage in einen Chat kopieren und bekommen eine brauchbare Antwort. Für den Alltag fehlen drei Dinge: Ihre Preisliste und Kundenkonditionen, ein gleichbleibender Aufbau, den Ihr Büro kennt, und die Frage, wohin die Kundendaten gehen. In kostenlosen Chat-Konten werden Eingaben oft zum Training verwendet. Worauf Sie achten sollten, steht in DSGVO und KI im Betrieb.

Wer steht für das Angebot gerade? Sie. Die KI schreibt einen Entwurf, verbindlich wird erst, was Sie freigeben und versenden. Deshalb ist die Freigabe kein lästiger Zwischenschritt, sondern der Teil, der Ihnen bleiben muss.