Mandatsaufnahme automatisieren: Vom ersten Kontakt bis zur angelegten Akte

Ein neues Mandat beginnt selten ordentlich. Die Anfrage kommt per Mail, die Vollmacht zwei Tage später als Foto, die Unterlagen verteilt auf drei Anhänge. Bis die Akte angelegt, der Konflikt geprüft und die Eingangsbestätigung verschickt ist, vergehen in vielen Kanzleien 15 bis 20 Minuten Arbeit und oft ein, zwei Tage Liegezeit. Der Mandant wartet in dieser Zeit auf ein Zeichen, dass jemand seine Sache ernst nimmt. Ob die Kanzlei das Mandatsaufnahme, Mandantenaufnahme oder Onboarding nennt: Gemeint sind dieselben Schritte.

Dieser Artikel zeigt, welche Schritte der Mandatsaufnahme sich zuverlässig automatisieren lassen, welche bei der Anwältin oder dem Anwalt bleiben müssen, und worauf Sie wegen der Verschwiegenheit achten sollten. Für Steuerkanzleien gilt das meiste genauso.

Direkt ausprobieren: In der Postfach-Demo können Sie auf „Kanzlei“ umschalten. Die KI sortiert dort ein Musterpostfach, darunter eine Mandatsanfrage zu einer Erbengemeinschaft, mit Einstufung und Antwortentwurf.

Die Schritte einer Mandatsaufnahme

In fast jeder Kanzlei sind es dieselben Schritte, nur in unterschiedlicher Reihenfolge:

1. Anfrage erfassen: Wer schreibt, worum geht es, wie eilig ist es.
2. Stammdaten übernehmen: Name, Anschrift, Kontakt, bei Unternehmen Firma und Vertretung.
3. Konfliktprüfung: Gibt es die Gegenseite schon als Mandantin oder Mandanten?
4. Bei Mandaten, für die das Geldwäschegesetz gilt: Identifizierung und Dokumentation.
5. Akte in der Kanzleisoftware anlegen und Unterlagen ablegen.
6. Vollmacht und Mandatsvereinbarung zur Unterschrift vorbereiten.
7. Eingangsbestätigung an den Mandanten, bei Bedarf mit Terminvorschlag.
8. Fristen erkennen, die schon in der Anfrage stecken, etwa ein Bescheid mit Einspruchsfrist.

Was ein System übernehmen kann

• Erfassen und einordnen. Die Anfrage wird am Inhalt als Mandatsanfrage erkannt, auch wenn der Betreff „Frage“ lautet. Eilige Fälle werden markiert, zum Beispiel wenn von einer Kündigung oder einem Bescheid die Rede ist.
• Stammdaten auslesen. Aus Mail, Formular und Vollmacht werden Name, Anschrift und Kontaktdaten gelesen und für die Akte vorbereitet. Fehlt etwas, entsteht eine Rückfrage statt einer Vermutung.
• Konfliktprüfung vorbereiten. Die Beteiligten werden gegen den Mandantenstamm abgeglichen, auch bei abweichender Schreibweise. Das Ergebnis ist eine Trefferliste, keine Entscheidung.
• Akte anlegen. Sofern die Kanzleisoftware einen Import oder eine Schnittstelle bietet, wird die Akte mit Stammdaten und Unterlagen vorbereitet.
• Unterlagen vorbereiten. Vollmacht und Mandatsvereinbarung werden aus Ihren Vorlagen erzeugt und liegen zur Unterschrift bereit.
• Eingangsbestätigung entwerfen. Kurz, freundlich, mit dem nächsten Schritt. Der Entwurf wird freigegeben, bevor er rausgeht.
• Fristen melden. Steht in der Anfrage ein Datum mit rechtlicher Bedeutung, wird es hervorgehoben und vorgemerkt, nicht selbständig eingetragen.

Was bei der Anwältin bleibt

• Die Mandatsannahme. Ob ein Mandat angenommen wird, ist eine anwaltliche Entscheidung, auch wenn alles vorbereitet ist.
• Die Bewertung eines Konflikttreffers. Das Verbot widerstreitender Interessen verlangt eine Prüfung durch einen Menschen. Das System findet mögliche Treffer, ob tatsächlich ein Konflikt besteht, entscheidet die Anwältin.
• Honorar und erste Einschätzung. Was eine Sache kostet und wie die Aussichten sind, gehört ins Gespräch, nicht in eine automatische Antwort.
• Die Fristenkontrolle. Das System kann Fristen erkennen und vorschlagen. Die Verantwortung für den Fristenkalender bleibt in der Kanzlei.

Verschwiegenheit: was ein Anbieter mitbringen muss

Kanzleien dürfen externe Dienstleister einsetzen, auch für Software und KI. Das Strafgesetzbuch erlaubt das ausdrücklich, knüpft es aber an Bedingungen, die in der Bundesrechtsanwaltsordnung (§ 43e BRAO) und für Steuerberater im Steuerberatungsgesetz (§ 62a StBerG) stehen. Im Kern:

• Der Dienstleister wird sorgfältig ausgewählt und in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet, einschließlich des Hinweises auf die strafrechtlichen Folgen.
• Er erhält nur Zugang zu dem, was er für seine Aufgabe braucht.
• Bei Dienstleistern im Ausland muss dort ein vergleichbarer Schutz der Geheimnisse bestehen.

Praktisch heißt das: Verarbeitung in der EU, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verschwiegenheitsverpflichtung und ein Protokoll, das zeigt, welches Dokument wann verarbeitet wurde. Ein Anbieter, der das nicht ohne Zögern liefert, ist für eine Kanzlei nicht geeignet. Welche Fragen Sie allgemein stellen sollten, steht in DSGVO und KI im Betrieb.

Die Rechnung

Eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten: 25 neue Mandate pro Woche, je 18 Minuten für Erfassen, Prüfen, Anlegen und Bestätigen. Das sind rund 345 Stunden im Jahr, bei 55 Euro Stundensatz für Kanzleipersonal etwa 19.000 Euro. Bleiben nach der Automatisierung 5 Minuten je Mandat für Kontrolle und Freigabe, sinkt der Aufwand auf rund 5.300 Euro im Jahr.

Ausführlich steht diese Rechnung in der Modellrechnung für eine Kanzlei. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie im Rechner nach. Kommen bei Ihnen nur drei oder vier Mandate pro Woche herein, lohnt sich eine eigene Automatisierung meist nicht. Dann reicht oft, was Ihre Kanzleisoftware schon kann.

Häufige Fragen

Funktioniert das mit unserer Kanzleisoftware? Das hängt davon ab, ob sie Daten per Import oder Schnittstelle annimmt. Das klären wir im Check, bevor ein Euro in die Umsetzung fließt. Wenn es nicht geht, sagen wir das.

Sieht der Mandant, dass eine KI beteiligt ist? Er bekommt schneller eine Antwort. Jede Nachricht, die rausgeht, hat vorher jemand aus der Kanzlei gelesen und freigegeben.

Was passiert mit Anfragen, die das System nicht versteht? Die landen unverändert bei Ihnen, mit dem Hinweis, was unklar war. Nichts wird geraten.

Weitere Vorgänge aus Kanzleien und Praxen, mit Einstufung, finden Sie auf der Seite Automatisierung für Kanzleien und Praxen.